Hoppa till huvudinnehåll

En gemensam digital assistent för offentlig sektor

A woman standing by a desk in fromt of her computer

Detta är ett samarbete mellan svenska myndigheter, kommuner, regioner och näringslivet, koordinerat av AI Sweden. Syftet är att främja nationell samverkan kring AI för textuppgifter och skapa förutsättningar för gemensamma lösningar i offentlig sektor.

Målet är ytterst att stödja medarbetare i offentlig sektor och frigöra deras tid så att de kan fokusera på mer kreativa och mellanmänskliga arbetsuppgifter. För att lyckas krävs att offentliga organisationer delar på kritiska resurser samtidigt som man delar på bördan av att samla den datamängd som krävs för att kunna skapa verkligt kapabla och flexibla lösningar.

Det är en banbrytande satsning som kommer kunna frigöra tid inom välfärden och öppna upp för mer mellanmänskligt och värdefullt arbete.

Julia Olander, innovationsledare på Göteborgs stad

Den digitala assistenten kommer att utformas så att den är lättanvänd och tillgänglig för varje medarbetare, oavsett teknisk kompetens. Exempel på uppgifter assistenten kommer kunna hjälpa till med:

  • Sammanfatta och analysera stora textmassor.
  • Förbättra och redigera texter så de blir mer lättlästa och strukturerade.
  • Skapa nya texter som rapporter, handlingar och ansökningar, anpassade efter specifika mallar och riktlinjer.
  • Klassificera dokument och skapa beslutsunderlag i handläggningsprocesser.
  • Ta fram individualiserat stöd åt medborgare.

Vad är det vi möter framöver?

Medarbetare i den offentliga sektorn i Sverige hanterar dagligen omfattande och varierande textrelaterade uppgifter. Dessa är viktiga för att kunna uppfylla sektorns uppdrag och erbjuda tjänster till medborgarna men är samtidigt ofta mödosamma och tidskrävande. Samtidigt förväntas en stor personalbrist i sektorn på grund av den åldrande befolkningen och minskande arbetskraft.

+ 50%

Antalet personer som är 80 år eller äldre kommer att öka med nästan 50 % fram till 2031 
Källa: SKR 2022

+410 000

Fram till 2031 behöver antalet anställda öka inom offentlig sektor med 410 000 personer
Källa: SKR 2022

Vid sidan av utmaningen med minskad arbetskraft och ökade behov från en åldrande befolkning så finns det också en brist på AI-kompetens, beräkningskraft, juridiska förutsättningar och framför allt bristen på svenska data som reflekterar sektorns specifika behov. Dessa utmaningar är för stora för enskilda organisationer, och därför krävs ett brett samarbete över hela sektorn med gemensamma initiativ för AI.

AI-teknik är en del av lösningen

AI-teknologi, särskilt stora språkmodeller, har potential att erbjuda ett stort stöd i denna utmaning. I en rapport från 2019 uppskattade DIGG att AI-teknik kan skapa ett värde på 140 miljarder kronor årligen i offentlig sektor (1). Rapporten skrevs dessutom innan stora språkmodeller hade hunnit bevisa sitt enorma värde.

Potentialen i stora språkmodeller är särskilt relevant för offentliga organisationer eftersom mycket av de data som hanteras i sektorn är textbaserad. Forskning visar också att användningen av stora språkmodeller kan öka effektiviteten och kvaliteten i textbaserat arbete avsevärt (2).

Hur genomförs initiativet?

Fram till idag har initiativet arbetat med behovsinventering i de deltagande organisationerna och identifierat viktiga användningsfall och områden för användning av en digital assistent. Baserat på detta har datagenereringsprocessen startat där medarbetare i organisationerna skapar data som kan användas för att förbättra språkmodellen.

Projektet har också utvecklat en prototyp för en digital assistent som kallas Svea och som redan nu kan användas inom de deltagande organisationerna. Svea är ett webbaserat chatt-gränssnitt och är baserat på en stor språkmodell. Denna lösning drivs på infrastruktur som finns i Sverige och som tillhandahålls av teknikbolaget Intel.

Utöver detta har också ett stort juridiskt arbete gjorts av en juridisk expert tillsammans med de deltagande organisationernas förvaltningsjurister. Målet är att designa systemet så att det är användbart samtidigt som det är anpassat efter de juridiska förutsättningar som finns i offentliga organisationer.

Förändringsledning är även en stor del av initiativet. Medarbetare utbildas så att de kan använda den digitala assistenten på ett effektivt och ansvarsfullt sätt. Verksamheten engageras för att hitta nya arbetssätt och ett stort arbete görs för att förankra initiativet bland chefer och strateger och framförallt hos de medarbetare och verksamhetsexperter som är i fokus för utvecklingen.

Det märks att AI Sweden tar sin utgångspunkt i att lösningen måste vara laglig för att vara skalbar. Därför blir de juridiska frågeställningarna tagna på yttersta allvar och den tekniska lösningen anpassas efter det.

Linnea Princis, kommunjurist Kungsbacka kommun

Nu startar vi Etapp 2

Nu öppnar intresseanmälan för etapp 2 av detta initiativ. I etapp 2 kommer cirka 30 myndigheter, kommuner och regioner tillsammans med aktörer i näringslivet att jobba i ett projekt som sträcker sig över ett och ett halvt år, koordinerat av AI Sweden. Intresset är stort och många organisationer har redan börjat anmäla sitt deltagande.

Ett deltagande i projektet ger många vinster för er organisation:

✓  Medarbetare får använda prototypen Svea i sitt arbete

✓  En egen databas med dokument som kan användas i Svea

✓  Ta del av en öppen databas med nationell information

✓  Kompetensutveckling - Ökad förståelse för AI & ansvarsfull användning

✓  Verksamhetsutveckling med nya arbetssätt

✓  Ökad AI-mognad i hela organisationen

En gemensam digital assistent kommer att vara ett viktigt verktyg för dagens och framtidens utmaningar inom vård- och omsorg […] Deltagande i projektet rekommenderas verkligen för de kommuner som vill driva utvecklingen framåt.

Jenny Fermby, verksamhetsutvecklare, Tjörns kommun

Hör av er till Jonatan om er organisation är intresserad att delta i etapp 2!

A portrait photo of Jonatan Permert

Jonatan Permert

AI Transformation Strategist
+46 (0)73-972 59 14

Q&A

Om ni har frågor kring deltagande eller anmälan är ni välkomna att kontakta jonatan.permert@ai.se.

För att delta i etapp 2 skriver ni under en avsiktsförklaring inför projektansökan som tillhandahålls av AI Sweden. 

Avsiktsförklaringen beskriver att ni har för avsikt att delta och specificerar er nivå av kontantinsats och arbetstid för datagenerering. Detta är inte ett bindande avtal utan ni har möjlighet att dra er ur fram till projektstarten om ni inte skulle vara nöjda med hur upplägget utvecklar sig. Men ni förbinder er att delta i god tro i diskussionerna och utformandet av projektavtalet och det är endast om vi inte kan nå fram till en konsensus som ni har möjlighet att dra er ur projektet.

Inbetalningen behöver inte ske innan projektstart utan kan ske upp till 4 månader efter projektavtalet är upprättat. Det går att göra inbetalningen på både 2024 och 2025 års budget. Det är också möjligt att dela upp inbetalningen i tre delar och betala en tredjedel inför varje ny termin av projektet. Detta möjliggör att ni kan fördela kostnaden över tid för att passa er strategi för budgetering.

För att säkerställa projektets framdrift och tillgodose behovet av dedikerad personal krävs en ekonomisk investering. Vilken summa ni betalar varierar beroende på hur stor er organisation är:

  • Liten organisation 300 000 - 500 000
  • Mellanstor organisation 500 000 - 800 000
  • Stor organisation 800 000 - 1000 000

Som ett exempel kan en kommun som har färre än 20 000 invånare betala 300 000 kronor medan en kommun som har omkring 50 000 invånare betala 500 000 kronor. 

En mellanstor organisation kan vara en kommun med fler än 100 000 invånare eller en liten region eller en mindre myndighet med färre än 10 000 anställda. Dessa kan betala runt 600 000–700 000 kronor men också uppåt 800 000 om antalet anställda är omkring 10 000 eller fler. 

Stora organisationer, som våra största kommuner, regioner och myndigheter, som har fler än 10 000 anställda eller stor omsättning kan betala uppåt 1 000 000 kronor.

Detta är inte ett linjärt sätt att beräkna kostnader, utan är baserat på organisationernas förmåga att bidra med resurser.

Den viktigaste leveransen i hela projektet är den data som skapas av medarbetarna själva. Detta kräver medarbetarnas tid och engagemang och därför behöver ni avsätta resurser för detta. 

För att göra det enkelt beräknar vi arbetstidsinvesteringen i antal årsarbetskrafter (ÅAK), men i realiteten fördelas arbetstiden på ett flertal medarbetare som då endast spenderar en liten del av sin arbetstid åt att generera data. 

Hur många ÅAK ni bidrar med beror återigen på organisationens storlek och kapacitet:

  • Liten organisation 1 ÅAK
  • Mellanstor organisation 2 ÅAK
  • Stor organisation 3 ÅAK

Detta inte ett linjärt sätt att beräkna arbetstidsinvesteringen, utan är baserat på organisationernas förmåga att bidra med resurser. Men det är viktigt att komma ihåg att den data ni bidrar med direkt översätts till ökad relevans och nytta av assistenten i er verksamhet. Därför ligger det i ert intresse att skapa mycket data.

Svea

Svea är en AI-baserad prototyp för en digital assistent, utformad för att hjälpa medarbetare i offentlig sektor med textbaserade uppgifter. För närvarande baserad på den öppna språkmodellen Mixtral från det franska företaget Mistral, men fler modeller kommer att testas i etapp 2.
Medarbetare interagerar med Svea via en chatt i ett webbaserat gränssnitt. Svea kan redan nu svara på verksamhetsspecifika frågor, sammanfatta dokument, extrahera information, skriva om texter på lättläst svenska och mycket mer.

Syftet med Svea är att göra arbetsdagarna mer effektiva och mindre stressiga, samt att höja kvaliteten på textbaserade uppgifter, särskilt för de som saknar specialiserad kompetens. Medarbetarna kan ge återkoppling på assistentens beteende vilket hjälper till att finjustera och förbättra Svea kontinuerligt för att möta verksamhetens behov och hantera mer avancerade uppgifter.

För initiativet har AI Sweden skapat en projektorganisation som har hand om datainsamling, infrastruktur, finjustering, utveckling av den digitala assistenten Svea, utbildning och förändringsledning. I organisationen ingår experter inom artificiell intelligens, data science och AI-transformation.

För mer deltaljer om projektet, Svea och Etapp 2, läs gärna igenom bifogat dokument:

Tidslinje

Etapp 1

Etapp 2

  • Under uppstart
  • Planeras pågå till årsskiftet 2025/2026
  • Ett 30-tal kommuner, regioner och myndigheter bjuds in att delta

Etapp 3

  • Från 2026 är ambitionen att initiativet ska överlämnas åt en långsiktig offentlig driftsaktör utanför AI Sweden

För mer information, kontakta

A portrait photo of Jonatan Permert
Jonatan Permert
AI Transformation Strategist
+46 (0)73-972 59 14
A photo of Lucas Ambjörn
Lucas Ambjörn
AI Change Agent
+46 (0)73-709 95 95

Relaterade artiklar

A picture showing Gina Johannison working on her laptop

Nu tränas en AI-assistent för svensk offentlig sektor

2024-05-17
Medarbetare i tre kommuner är nu igång med träningen av en AI-driven assistent för offentlig sektor. Projektet leds av AI Sweden, Sveriges nationella center för tillämpad artificiell intelligens.
A picture showing a man with a microphone presenting in front of a big screen

Två avgörande satsningar för Sveriges AI-utveckling presenteras

2023-12-12
AI Sweden och partners lanserar två banbrytande AI-satsningar som kommer att vara centrala för svensk konkurrenskraft och möjligheterna att leverera samhällsservice av hög kvalitet. Dessa stärker...